こんにちは、三澤です。
「ペンを使って書く」という作業は
物忘れ防止にもなります。
ビジネスの世界では物忘れは厳禁ですよね。
ビジネススキルがどうこうの前に
まずは手帳にこまめに書き込むクセを
付けておくことをおススメします。
ただ、手帳もただ書けばいい
というわけではありません。
書いた後、いかに活用できるか
そこが書き込む上で重要です。
当然「手帳の書き方」に
決まりはありません。
基本的に手帳の中身は他人に
見せるわけではないですよね。
だから上司や同僚に書き方を
注意されるわけではありません。
手帳は、自分が見やすく
書き込んだことが後々分かれば
問題はありません。
でも、上手に手帳を使いこなす
書き方とテクニックがあるのは
知っていますか？
手帳を持っている方
これから持とうかと考えている方は
５つの手帳の活用方法を
取り入れてみてはどうでしょうか。
１、手帳は栞が2本以上のものを選ぶ
手帳を買う時の基準は
色々あると思いますが
栞が2本以上付いた手帳であれば
少なくとも手帳にブックマークをした
大事な2ページにすぐアクセスできます。
手帳のマンスリーページとメモページを
連動させて書き込んでいた場合など
わざわざ一方のページを探す手間が省けます。
栞がなければ
後から貼れる栞も売っているので
それを買ったり、本の栞を代わりに
使うのもいいと思います。
２、ウィークリーとマンスリーを書き分ける
先々のスケジュールが管理できる
マンスリーページは
手帳の中では一番書き込むことが
多いページなのではないでしょうか。
でも逆に、スケジュールは
マンスリーページに書き込んでいるから
ウィークリーページは真っ白という方も
多いのではないでしょうか。
そんな方は是非マンスリーと
ウィークリーのページを
使い分けた書き方を実践してみては
どうでしょう？
＜マンスリー＞
書込スペースが小さいので
要点のみ書きます。
ミーティングや外出、人の名前など
ルールを決めておくと
書き込むスペースも増えるので
おススメです。
＜ウィークリー＞
マンスリーに比べると書込スペースも大きい
ウィークリーは、予定と実績を書きます。
その日の日誌のような出来事を
書き込んでもその日に何があったかを
思い出すキッカケになるのでいいですよ。
３、予定ごとにペンの色を分けする
手帳に書き込むスケジュールによって
色ペンを使い分けたり
蛍光マーカーで強調させておくと
手帳をパッと開いたときに一目で
予定が分かります。
他に予定の重要度に合わせて
色を使い分けるのも見落とし防止に
いいですよ。
例えば、次のように色分けをすると
仕事の効率化にもつながりますよ。
■「黒」：仕事上の雑記、プライベート
■「青」：会議や打ち合わせ
■「赤」：最重要な事柄
４、余白と付箋とを有効活用する
いくら色分けをした書き方を実践していても
手帳に文字を詰め込みすぎると
どうしても見落としてしまう箇所が
出てきます。
そこで活躍するのが、付箋や余白です。
特に付箋は色付きなので
目が行きやすくて剥がせるので
後から整理もしやすく便利です。
５、書いた手帳は何度も見直す
まず、手帳を書く習慣をつけることが
大事なのですが書いたらそれだけ…
では意味がありません。
手帳に書く「癖」をつけて
自分だけの手帳の書き方を見つけたら
書いた手帳を何度も見直すことが大事です。
手帳を書いて見直すことで
忘れてしまったことはないか
予定通り作業を進められているかを
確認するために有効なツールになりますよ。
